Scenariu reprezentativ
Procesare automată facturi
Un flux de accounts payable în care AI-ul nu doar citește facturi, ci pregătește datele pentru validare, excepții și import ERP.
Problema: Echipa financiară introducea manual date din facturi și verifica furnizori, sume, termene și centre de cost.
Sistemul: Model de extragere date, reguli de validare și integrare ERP pentru documentele standard și excepții.
Povestea brandului
Nordline Distribution este o companie B2B fictivă care aprovizionează parteneri regionali cu echipamente industriale, consumabile tehnice și piese de schimb. Compania crescuse rapid, dar back-office-ul rămăsese dependent de emailuri, PDF-uri scanate și verificări manuale.
Discuția inițială a avut loc după două contracte întârziate de confirmări lente. În aceeași masă au intrat CEO-ul, directoarea financiară și coordonatorul back-office, cu obiectivul de a păstra controlul financiar fără să schimbe ERP-ul.
Managementul voia viteză, dar echipa financiară nu accepta o automatizare oarbă. Soluția trebuia să distingă documentele standard de excepțiile cu risc: furnizor nou, IBAN schimbat, sumă diferită față de comandă sau duplicat probabil.
Thumbnail video
Înainte de model, clarificăm unde se rupe fluxul: surse, excepții, decizii, validări și responsabilități.
Facturi venite pe email, portaluri de furnizori și upload intern.
Verificări manuale pentru CUI, IBAN, număr comandă, TVA, centru de cost și scadență.
Excepțiile ajungeau târziu la persoana potrivită, iar statusul facturii era greu de urmărit.
AI-ul este împărțit în funcții verificabile: extrage, clasifică, compară, recomandă și explică. Deciziile critice rămân controlabile.
Factura intră pe email sau upload, AI extrage câmpurile, sistemul verifică abateri, operatorul aprobă excepțiile, datele ajung în ERP.
Ingestie document din email, upload sau folder monitorizat.
Normalizare imagine/PDF și extragere câmpuri cu scor de încredere.
Validare contra ERP: furnizor, comandă, TVA, sume, monedă, termen.
Coș de excepții pentru operator: doar câmpurile nesigure sau abaterile sunt afișate.
Export în ERP și log complet cu cine a aprobat, ce a fost corectat și când.
Nu tratăm AI-ul ca feature izolat. Fiecare sistem are indicatori operaționali urmăriți după pilot.
Valorile sunt ținte operaționale și se calibrează pe datele clientului în etapa de prototip.
Timp procesare
de la 4-7 minute la sub 30 secunde pentru facturi standard
Rată straight-through
țintă 60-75% după calibrare
Erori introducere
scădere prin validări contra ERP și duplicat probabil
Timp excepții
coadă clară pe motiv, responsabil și prioritate
Praguri de încredere pe câmp, nu aprobare automată oarbă.
Human-in-the-loop pentru furnizori noi, IBAN schimbat sau diferențe de sumă.
Istoric complet pentru fiecare câmp modificat manual.
Săptămâna 1: mapare facturi, câmpuri, excepții și export ERP.
Săptămânile 2-3: prototip pe 300-500 documente istorice.
Săptămânile 4-5: UI validare și integrare ERP sandbox.
Săptămâna 6: pilot controlat pe un grup de furnizori.
Etapizare
Săpt. 1
Inventariem tipurile de documente și regulile financiare care nu pot fi încălcate.
Săpt. 2-3
Testăm extragerea pe documente istorice și măsurăm câmpurile cu risc.
Săpt. 4-5
Rulăm lângă procesul manual și calibrăm pragurile de încredere.
Săpt. 6
Activăm importul controlat în ERP și coada de excepții pentru operatori.
